成功人士這樣整理辦公桌:活用7個文具,讓你亂得恰到好處

活用7個道具,亂得恰到好處 在辦公室裡,有7個道具可以供大家使用,這些東西其實也不是什麼特殊的道具──釘書機、便利貼、長尾夾、螢光筆、透明檔案夾、彩色標籤、B6便條紙──都是我們垂手可得的簡單用品。

每一種用品都有統一的規格,而且堅固、耐用。另外,這些東西在文具店都買得到,而且價格相當便宜,所以大家使用起來應該都能隨心所欲,不會有任何顧忌。 請大家一定要備齊這7個道具,而且要精熟使用方法。

如此一來,一定能夠提升每天的工作效率。

1.釘書機

可攜式的小型釘書機最方便。和備用釘書針組合成套,釘書針用完的時候,就不會慌張。 重點:可輕鬆固定、黏貼、裝訂的萬能小道具,可以當作固定文件的道具使用。不需要用膠水,也不需要在文件上打洞,非常方便。

2.便利貼

顏色至少3種,請選擇2.5公分和7公分的正方形便利貼。 重點:任何地方都可以貼,而且可以撕下來。將尺寸和顏色搭配在一起使用,就可以當成「標記」、「便條紙」使用。

3.長尾夾

請準備夾口5公釐和7公釐的長尾夾。 重點:迴紋針很容易脫落、報夾很占收納空間,使用起來都有些不方便。請根據文件的厚度選擇長尾夾,夾好之後還可以反折的長尾夾最方便。

黑色長尾夾

 

4.螢光筆

請選購能同時寫中粗字及細字的螢光筆,而且最少要準備2種顏色。 重點:方便在資料上標記關鍵字。如果要用顏色來區分,一頁不要超過3種顏色。

5.L型透明文件夾

如果想用顏色來區別文件的類別,請準備5種不同顏色的透明文件夾。 重點:不會立即使用的文件很容易遺失,所以不妨就做個提供「暫時置放的資料夾」。另外,如果配合使用的目的,分別使用5種不同顏色的透明文件夾,之後要找文件會更方便。

L型文件夾

 

6.彩色標籤貼紙 

請選購圓形、直徑14公釐到20公釐,有紅、綠、橙、藍、黃、白6種顏色的彩色標籤。 重點:顏色具有說服力。先在文件貼上彩色標籤,既容易尋找文件,也方便歸回原位。

7.B6便條紙

請選購紙張輕薄、B6大小、有底色(例如淡藍色)的便條紙。重點:可把筆和便條紙搭配成套,放在辦公室許多地方,需要時就撕下來帶著走。一張便條紙大約可以寫200個字,想要保留的話,就用釘書機釘在A4大小的厚紙板(pasteboard)上。